L’esercizio della potestà certificativa del segretario comunale, attestando l’impedimento temporaneo alla firma del sindaco/presidente, consente l’efficacia del verbale, il quale potrà essere soggetto ad approvazione del consiglio comunale dopo l’apposizione della firma da parte dello stesso sindaco. È la risposta fornita dal Ministero dell’Interno in merito alle “indicazioni operative” per la validità delle delibere di consiglio comunale adottate in una seduta di consiglio, attesa l’impossibilità della sottoscrizione dei verbali da parte del sindaco/presidente a causa di un impedimento temporaneo. Al riguardo, si osserva che l’articolo 38 del decreto legislativo n.267/00 al comma 2 dispone che “il funzionamento dei consigli, nel quadro dei principi stabiliti dallo statuto, è disciplinato dal regolamento”, mentre il successivo comma 3 prevede che “i consigli sono dotati di autonomia funzionale e organizzativa”. Nessuna particolare indicazione è contenuta nel citato decreto legislativo in ordine alla sottoscrizione delle deliberazioni e dei verbali, essendo invece prevista, all’art. 124 la sola obbligatorietà della pubblicazione delle deliberazioni all’albo pretorio. Occorre, pertanto, rinviare alle disposizioni interne di cui l’ente si è dotato, in virtù proprio del rinvio di cui all’art.38, nonché alle disposizioni di carattere generale. Nel caso di specie, l’articolo 34 del regolamento consiliare, al comma 7, stabilisce che “il verbale delle adunanze è firmato dal Presidente delle adunanze e dal Segretario comunale”. Come ritenuto dal T.A.R. Lazio-Sez.I con sentenza 10 ottobre 1991 n.1703, “il verbale, … non attiene al procedimento deliberativo, che si esaurisce e si perfeziona con la proclamazione del risultato della votazione, ma assolve ad una funzione di mera certificazione dell’attività dell’organo deliberante”. Tale strumento “ha l’onere di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, non avendo al riguardo alcuna rilevanza l’eventuale difetto di una minuziosa descrizione delle singole attività compiute o delle singole opinioni espresse. D’altra parte deve aggiungersi che il verbale della seduta di un organo collegiale, quale il consiglio comunale, costituisce atto pubblico che fa fede fino a querela di falso dei fatti in esso attestati” (conforme Consiglio di Stato, Sez.IV, 25/07/2001, n.4074). Si ricorda, altresì, che la deliberazione consiliare ha una autonomia rispetto al verbale di seduta e che la “cura della verbalizzazione” delle sedute del consiglio e della giunta sono riservate, ai sensi dell’art.97, comma 4, del citato decreto legislativo n.267/00, direttamente al segretario comunale. La manifestazione di volontà del consiglio comunale, infatti, necessita, ad substantiam, di una esternazione costituita dal processo verbale, redatto dal segretario dell’ente, il quale pone in essere, mediante la verbalizzazione, un’attività strumentale di documentazione dell’atto (T.A.R. Friuli Venezia Giulia, 26 settembre 1984, n.278). Il punto dell’approvazione dei verbali delle sedute precedenti è inserito, per prassi costante, tra i primi argomenti posti all’ordine del giorno delle sedute del consiglio comunale ed è, come già detto, finalizzato unicamente all’attestazione che gli stessi verbali riportino fedelmente quanto già deliberato dal consiglio. Secondo la giurisprudenza, non è richiesta la redazione del verbale durante la seduta, essendo sufficiente che avvenga in un tempo successivo e non sia protratta a tempo indefinito (cfr. Consiglio di Stato, sez.IV, 28 gennaio 1975, n.60). Del resto, l’eventuale omissione di tale adempimento non è impeditiva dell’efficacia ovvero della stessa esistenza della delibera consiliare e, conseguentemente, proprio la potestà certificativa del segretario comunale – anche mediante l’attestazione dell’impedimento temporaneo del sindaco/presidente – consentirebbe l’efficacia del verbale in parola, il quale potrà essere soggetto ad approvazione del Consiglio comunale dopo l’apposizione della firma da parte dello stesso sindaco.
