Il Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali del Ministero dell’Interno, con parere reso in risposta ad una segnalazione da parte di un consigliere comunale, delinea le coordinate normative ed interpretative di cui occorre tenere presente e valutare in ordine all’esercizio del diritto di accesso, esercitabile dai consiglieri comunali, ai sensi dell’art. 43, comma 2, del TUEL. Tale disposizione prevede che “I consiglieri comunali e provinciali hanno diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge”.
Tale forma di diritto di accesso, finalizzata al controllo politico-amministrativo sull’ente, presenta confini più ampi del diritto di accesso riconosciuto al cittadino nei confronti del Comune di residenza (art. 10 TUEL) o, più in generale, nei confronti della P.A., disciplinato dalla legge n. 241/1990. Il diritto di accesso dei consiglieri, infatti, è strettamente funzionale all’esercizio delle loro funzioni, alla verifica e al controllo del comportamento degli organi istituzionali decisionali dell’ente locale ai fini della tutela degli interessi pubblici (piuttosto che di quelli privati e personali) e si configura come peculiare espressione del principio democratico dell’autonomia locale e della rappresentanza esponenziale della collettività (cfr. T.A.R. Basilicata – sez. I, 3 agosto 2017, n.564, richiamata anche da T.A.R. Sicilia – Catania n.926 del 4 maggio 2020).
Il diritto ad ottenere dall’ente tutte le informazioni utili all’espletamento del mandato non incontra alcuna limitazione derivante dalla loro eventuale natura riservata, fermo restando che esso deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e non deve sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative. Tuttavia la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto dall’Ente, al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazioni al diritto stesso (cfr. Cons. Stato – sez. V, 5 settembre 2014, n.4525; T.A.R. Toscana – sez. I, 28 gennaio 2019, n.133).
La recente giurisprudenza amministrativa è giunta alla conclusione che il diritto di accesso dei consiglieri comunali vada necessariamente correlato al progressivo e radicale processo di digitalizzazione dell’organizzazione e dell’attività amministrativa, risultante dal Codice dell’Amministrazione digitale (TAR Basilicata, sentenza n. 599/2019). I giudici amministrativi, hanno ribadito che tale disciplina, per quanto di rilievo, impone allo Stato, alle regioni e alle autonomie locali di assicurare “la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale”, “utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione” (cfr. art. 2, co. 1), e precisando che “i dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall’ordinamento, da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dei privati”. Ne consegue che l’Amministrazione comunale abbia il dovere di dotarsi di una piattaforma integrata di gestione documentale, nell’ambito della quale è inserito anche il protocollo informatico. Corrispondentemente, il consigliere comunale ha il diritto di soddisfare le esigenze conoscitive connesse all’espletamento del suo mandato anche attraverso la modalità informatica, con accesso da remoto (cfr. T.A.R. Campania, Salerno, sez. II, 4 aprile 2019, n. 545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n. 317). In particolare, al fine di evitare ogni accesso indiscriminato alla totalità dei documenti protocollati, il TAR ha manifestato “l’avviso che l’accesso da remoto vada consentito in relazione ai soli dati di sintesi ricavabili dalla consultazione telematica del protocollo, non potendo essere esteso al contenuto della documentazione, la cui acquisizione rimane soggetta alle ordinarie regole in materia di accesso – tra le quali la necessità di richiesta specifica” (v. anche sent. del C.d.S. n.3486 dell’8.06.2018).
A tal riguardo, si ricorda che il TAR Friuli-Venezia Giulia, con sentenza 9 luglio 2020, n. 253, ha ritenuto legittimo il diniego opposto dall’Amministrazione alla richiesta avanzata da un consigliere comunale di accedere da remoto, mediante apposite credenziali e password, al sistema informatico (in particolare, al protocollo informatico e al sistema informatico contabile) del Comune, trattandosi di modalità che esorbita dai limiti funzionali di esercizio del diritto di accesso previsto dall’art. 43, comma 2, del TUEL. Secondo i giudici friulani, tale modalità di esercizio del diritto di accesso, oltre a consentire un accesso potenzialmente illimitato a tutti gli atti che, a vario titolo, transitano (sono transitati o transiteranno) per il sistema informatico comunale, pare, in ogni caso, travalicare il limite intrinseco della utilità per l’espletamento del mandato, che perimetra tale particolare forma di accesso che, pur estendendosi alle “notizie” e alle “informazioni” in possesso dell’ente, va, in concreto, esercitato in maniera necessariamente ragionevole e congrua al vincolo di funzionalità che lo connota, essendo mero strumento per svolgere in maniera consapevole, informata, adeguatamente preparata e, occorrendo, costruttivamente critica il ruolo di componente dell’organo consiliare. Molti atti che vengono “veicolati” attraverso il protocollo comunale, anche se resi disponibili in forma di mera sintesi, possono rendere immediatamente consultabili “dati”, anche personalissimi, che non possono considerarsi in alcun modo attratti nella sfera di necessaria conoscenza e/o conoscibilità che deve essere assicurata ai consiglieri comunali, sì da rendere, conseguentemente, ingiustificato il “trattamento” che in tal modo verrebbe effettuato, peraltro in assenza delle necessarie garanzie, essendo palese che il “segreto” cui sono tenuti i consiglieri comunali ai sensi dell’art. 43, comma 2, ult. periodo, TUEL nulla ha a che vedere con le garanzie che devono, per l’appunto, presidiare il trattamento dei dati personali. È quanto stabilito dal TAR Friuli-Venezia Giulia, con sentenza 9 luglio 2020, n. 253.
